Cómo hacer una factura electrónica siendo autónomo en 2026

Respuesta rápida (julio de 2026): Para hacer una factura electrónica siendo autónomo en 2026 necesitas cuatro cosas: estar dado de alta en Hacienda, incluir todos los datos obligatorios (numeración, fecha, tus datos fiscales y los del cliente, base imponible, IVA y, si procede, retención de IRPF), generarla con un programa de facturación en lugar de un Word, y guardarla en formato electrónico. El matiz que casi nadie explica: un PDF que envías por correo es, técnicamente, una factura electrónica "no estructurada", pero la obligación que llega para las operaciones entre empresas y autónomos exige el formato estructurado (tipo Facturae), que la máquina del cliente puede leer sin intervención manual. Hoy, en julio de 2026, un autónomo todavía puede facturar en PDF a sus clientes, pero conviene elegir ya un software preparado para Verifactu y para la factura electrónica B2B, porque las dos obligaciones llegan en 2027 y 2028.

Qué es una factura electrónica (y por qué un PDF no siempre cuenta)

Aquí empieza la confusión de la mayoría de artículos. Según la definición oficial del portal público Facturae, una factura electrónica es "una factura que se expide y se recibe en formato electrónico". Hasta ahí, un PDF enviado por email encajaría. Pero el mismo portal distingue dos tipos:

• Formato no estructurado: es esencialmente una imagen del documento (un PDF, un escaneo, una foto). Para procesarla, la persona que la recibe tiene que leerla y teclear los datos a mano, o pasar un OCR.
• Formato estructurado: los datos van en un fichero que el ordenador del cliente interpreta de forma automática (por ejemplo el estándar Facturae en XML). No hay que teclear nada.

El propio portal reconoce que "el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado". Y esto no es solo una cuestión de comodidad. La obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos que introduce la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) se refiere al formato estructurado, no a un PDF cualquiera. Dicho de otra forma: cuando esa obligación entre en vigor, seguir mandando un PDF por correo no bastará para el tramo de tus clientes que sean empresas o autónomos.

Por eso la pregunta "cómo hacer una factura electrónica" tiene dos respuestas según el momento: la de hoy, en la que casi cualquier autónomo puede emitir en PDF sin problema, y la que viene, en la que tu software tendrá que generar el fichero estructurado y, en paralelo, cumplir con Verifactu.

Los datos obligatorios de una factura de autónomo

Antes del formato está el contenido. Una factura, electrónica o no, solo es válida si lleva todos los campos que exige el reglamento de facturación. Estos son los imprescindibles para un autónomo en España:

Un error habitual: aplicar el IRPF cuando no toca. La retención de IRPF se practica, por regla general, en las facturas a empresas y a otros profesionales, no en las facturas a particulares. Si tienes dudas con tu caso concreto (recargo de equivalencia, operaciones intracomunitarias, exenciones), conviene confirmarlo con tu asesoría.

Cómo hacer una factura electrónica paso a paso

Con los datos claros, el proceso práctico en 2026 es este:

1. Date de alta. Para emitir facturas como autónomo tienes que estar dado de alta en el Censo de Empresarios de Hacienda (modelo 036 o 037) y en el RETA de la Seguridad Social. Sin alta no hay factura válida.
2. Elige un programa, no un procesador de textos. Un Word o un Excel sirven para practicar, pero no encadenan facturas ni las protegen frente a modificaciones, que es justo lo que Verifactu exigirá. Empieza por una herramienta que ya declare compatibilidad con Verifactu (más abajo tienes opciones gratuitas).
3. Rellena los datos obligatorios. Numeración correlativa, tus datos y los del cliente, concepto, base imponible.
4. Calcula IVA e IRPF. Aplica el tipo de IVA que corresponda a tu actividad y, si facturas a empresas, la retención de IRPF. El programa suele hacer el cálculo, pero revisa siempre el resultado.
5. Genera el documento. Si tu cliente es un particular, un PDF bien hecho es válido hoy. Si es una empresa o un autónomo y quieres adelantarte a la obligación, genera el fichero en formato estructurado (Facturae). Cuando Verifactu te aplique, el programa añadirá además la huella encadenada y el código QR verificable.
6. Envía y conserva. Manda la factura al cliente y guárdala. La normativa obliga a conservar las facturas durante al menos cuatro años, y con la factura electrónica estructurada también deberás poder acreditar sus estados.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos?

Esta es la duda que más se repite, y la respuesta tiene dos capas que conviene no mezclar, porque son dos normas distintas.

Verifactu (Ley Antifraude, RD 1007/2023). Regula cómo debe comportarse tu programa de facturación: facturas inalterables, encadenadas y con QR. Tras el Real Decreto 254/2025 y una prórroga posterior, el calendario vigente deja a los autónomos e IRPF obligados a partir del 1 de julio de 2027; las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, desde el 1 de enero de 2027; y los fabricantes de software ya debían tener sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025.

Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece, Ley 18/2022, desarrollada por el RD 238/2026). Obliga a emitir en formato estructurado en las operaciones entre empresas y autónomos. El reglamento se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026, pero el plazo real cuenta desde una orden ministerial todavía pendiente: doce meses después para quienes facturan más de 8 millones de euros al año, y veinticuatro meses para el resto. En la práctica, eso sitúa la obligación para el grueso de los autónomos alrededor de 2028.

La conclusión práctica: en julio de 2026 un autónomo todavía no está obligado a la factura electrónica estructurada B2B, pero las dos cuentas atrás ya están en marcha. Tienes el calendario completo, con los dos regímenes separados y las fechas que aún dependen de la orden ministerial, en nuestra guía del calendario de la factura electrónica obligatoria.

Qué programa usar para facturar (empezando por lo gratuito)

No hace falta pagar para empezar. Antes de contratar un SaaS, revisa las opciones que ofrece la propia Administración:

• El portal Facturae pone a disposición un programa gratuito para generar facturas electrónicas en formato estructurado, pensado para pymes y autónomos.
• La Agencia Tributaria ha publicado su aplicación gratuita de facturación VeriFactu para quienes tengan un volumen reducido de facturas, que genera el registro y lo remite a Hacienda.

A partir de ahí, el mercado ofrece decenas de programas comerciales con planes gratuitos limitados. La clave no es el precio de la etiqueta, sino que la herramienta esté realmente adaptada a Verifactu y, a poder ser, preparada para emitir Facturae. Hemos comparado las opciones gratuitas y sus letras pequeñas en nuestra comparativa de programas de facturación gratis y Verifactu. Regla general: si una herramienta gratuita no menciona Verifactu por ninguna parte, desconfía.

¿Y si construyes tu propia herramienta de facturación?

Aquí es donde muchos autónomos y pequeñas agencias del mundo del software se equivocan. Si facturas desde una aplicación que has programado tú, o que has generado con un constructor de apps con IA como Totalum, Lovable o Bolt.new, esa aplicación es, a efectos legales, un Sistema Informático de Facturación (SIF). Y un SIF tiene que cumplir Verifactu igual que cualquier programa comercial.

Ninguno de esos constructores te entrega ese cumplimiento de fábrica. Te dan la autenticación, la base de datos, el alojamiento y el despliegue, pero la huella encadenada, el registro de eventos, la firma y el código QR de Verifactu los tienes que integrar tú. Hay tres caminos honestos: delegar la emisión en un servicio o API ya conforme y que tu app solo lo consuma; integrar un módulo certificado; o implementar tú mismo los requisitos técnicos, que no son triviales. Para la mayoría, delegar la parte fiscal en un servicio conforme y construir por encima la diferencia de tu negocio es la opción sensata.

Errores frecuentes al hacer una factura electrónica

• Confundir un PDF con una factura estructurada. Para clientes particulares vale hoy; para la futura obligación B2B, no.
• Saltarse la numeración. Los huecos o duplicados en la serie son una de las incidencias que más revisa Hacienda.
• Aplicar mal el IRPF. Retener a un particular, o no retener a una empresa cuando corresponde.
• Usar un programa no adaptado. Un software antiguo que permita borrar o editar facturas sin rastro es justo lo que Verifactu viene a eliminar.
• No conservar las facturas. El plazo mínimo de conservación es de cuatro años.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF cuenta como factura electrónica?

Sí y no. Un PDF es una factura electrónica "no estructurada" y hoy es válido para facturar a particulares. Pero la obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos exige el formato estructurado (Facturae), que un PDF por correo no cumple.

¿Estoy obligado ya a emitir factura electrónica como autónomo en 2026?

No. En julio de 2026 un autónomo todavía puede facturar en PDF. La obligación B2B de la Ley Crea y Crece depende de una orden ministerial pendiente y llegará entre 2027 y 2028 según el volumen de facturación.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica?

Son dos normas distintas. Verifactu (RD 1007/2023) regula cómo debe comportarse tu programa (facturas inalterables, encadenadas y con QR). La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece, RD 238/2026) regula el formato estructurado en las operaciones entre empresas.

¿Puedo hacer una factura electrónica gratis?

Sí. El portal Facturae ofrece un programa gratuito y la Agencia Tributaria tiene su aplicación gratuita de facturación VeriFactu para volúmenes reducidos. Muchos programas comerciales también tienen plan gratuito limitado.

¿Necesito firma electrónica para facturar?

Para el formato estructurado Facturae se suele emplear firma electrónica que garantice la integridad del documento. Los programas adaptados lo gestionan por ti; no tienes que hacerlo a mano.

¿Cuántos años tengo que conservar las facturas?

El plazo general de conservación es de cuatro años, aunque para determinados supuestos puede ampliarse. Guarda tanto las facturas emitidas como las recibidas.